Gestion des documents
Introduction
La gestion des documents est un aspect crucial sur Genkibo. Les documents permettent de prouver l'identité de votre entreprise, sa légitimité et d'obtenir la validation nécessaire pour lever des fonds. Tous les documents sont chiffrés et stockés de façon sécurisée.
Pourquoi les documents sont-ils importants ?
- Obligation légale : la réglementation exige la vérification des entreprises.
- Confiance des investisseurs : des documents validés rassurent les investisseurs.
- Condition d'audit : votre profil ne peut être audité qu'avec les documents requis.
- Génération de factures : les transactions génèrent automatiquement des factures.
Accéder à la gestion des documents
- Dans le menu, cliquez sur "Documents".
- La liste de vos documents uploadés s'affiche avec leur statut.
Uploader un document
Depuis la section Documents
- Cliquez sur "Ajouter un document" ou "Uploader".
- Sélectionnez le type de document dans la liste.
- Choisissez le fichier depuis votre appareil.
- Ajoutez une description si nécessaire.
- Cliquez sur "Soumettre".
Depuis les Paramètres → Documents requis
- Allez dans Paramètres → "Documents requis".
- La liste des documents attendus s'affiche.
- Cliquez sur le document à fournir.
- Uploadez le fichier correspondant.
Types de documents acceptés
Formats de fichiers
- PDF : recommandé pour les documents officiels
- JPG / JPEG : pour les photos de documents
- PNG : pour les images scannées
Types de documents selon les besoins
| Type | Usage |
|---|---|
| Registre de commerce | Preuve d'existence légale de l'entreprise |
| Statuts | Document fondateur |
| Pièce d'identité dirigeant | Vérification du responsable légal |
| Justificatif d'adresse | Preuve de localisation |
| Bilan financier | Situation financière de l'entreprise |
| Plan d'affaires | Présentation du projet à financer |
| Contrat | Documents contractuels liés aux offres |
| Factures | Documents financiers générés par la plateforme |
Statuts des documents
| Statut | Description | Action requise |
|---|---|---|
| En attente | Uploadé, en cours d'examen par l'admin | Attendre |
| Approuvé | Validé avec succès | Aucune |
| Rejeté | Refusé | Lire le motif et uploader un nouveau fichier |
Motifs de rejet courants
Quand un document est rejeté, l'admin indique le motif. Les raisons les plus fréquentes sont :
- Document illisible ou de mauvaise qualité
- Document expiré (ex : CNI périmée)
- Document ne correspondant pas au type demandé
- Informations incohérentes avec le profil
- Document incomplet (page manquante, etc.)
Que faire en cas de rejet ?
- Lisez attentivement le motif de rejet.
- Préparez un nouveau document conforme.
- Uploadez le nouveau fichier.
- Il repassera en statut "En attente".
Consulter un document chiffré
Les documents sensibles sont stockés dans un espace sécurisé et chiffré. Pour les consulter :
- Accédez à la section Documents.
- Cliquez sur le document à visualiser.
- Cliquez sur "Voir le document" ou accédez via "Documents" → "Vue sécurisée".
- Le document est déchiffré et affiché de façon sécurisée.
Le chiffrement garantit que personne ne peut accéder à vos documents sans les autorisations appropriées, même en cas d'accès non autorisé au système.
Supprimer un document
Si vous souhaitez retirer un document :
- Trouvez le document dans la liste.
- Cliquez sur "Supprimer".
- Confirmez la suppression.
Attention : Supprimer un document approuvé peut invalider votre audit. Assurez-vous de le remplacer si nécessaire.
Les factures générées automatiquement
La plateforme génère automatiquement des factures PDF pour chaque transaction :
- Factures de payin (fonds reçus des investisseurs)
- Factures de payout (fonds versés)
- Factures de retour (remboursements)
Ces factures sont accessibles depuis la section correspondante (ex : "Retours" → "Voir la facture").
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